Npk18.ru

Обучение новым специальностям
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент понятие и сущность

Понятие и сущность тайм-менеджмента

Проксемика (пространственная психология) занимается тем, как используется и воспринимается социальное и личностное пространство. Существует научное направление под названием экология малых групп, изучающее способы использования пространственных отношений и реакции на них в формальной и неформальной группе. Ученых интересует то, как люди рассаживаются в помещении, как занимают пространство по отношению к лидеру, как формируется поток коммуникации и как решается непосредственная задача. Проксемика также изучает пространственные отношения в толпе и в густонаселенных районах. Тема личного пространства иногда затрагивается и при изучении дистанции в разговоре, и того, как она изменяется в зависимости от пола собеседников, их взаимного статуса, ролей, культурной ориентации и т. д. Термин территориальность также относится к области проксемики и означает тенденцию людей метить личную территорию (или запретное для других пространство), так же, как это делают дикие животные и птицы.

8. охарактеризуйте основные параметры нашего восприятия

9. какова челов реакция на окруж обстановку?

10. как вы понимаете термин восприятие времени?

11. охврактеризуйте основные способы понимания времени при оценке соц контактов

12. каковы главные компоненты среды которые лежат в основе воприятия окружения и времени т

13. дайте характеристику естественной среды лежащей в основе восприятия окружения и времени?

14. каким образом окружающие могут влиять на поведение человека?

15. каким образом архитектура и движимые объекты могут влиять на поведение человека?

Введение

Понятие и сущность тайм-менеджмента

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· Определение и важность тайм-менеджмента.

· Основные этапы развития тайм-менеджмента.

· Основные характеристики времени как ресурса.

· Составляющие системы современного тайм-менеджмента

уметь:

· Использовать лестницу тайм-менеджмента для организации своего времени.

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Время как ресурс

· Этапы развития отечественного тайм-менеджмента.

· Основные элементы системы тайм-менеджмента

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· При создании своей индивидуальной системы тайм-менеджмента

Понятие и сущность тайм-менеджмента.

Время – уникальный ресурс, это единственный капитал, которым обладает каждый человек.

Успешный человек – это человек умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф.Бэкон).

Время – ресурс невосполнимый. Украденный час никто не вернет.

Время невозможно положить под проценты в банк, его нельзя взять взаймы.

Поэтому основная задача тайм-менеджмента — так планировать и организовывать свои дела, чтобы не терять драгоценный и невосполнимый ресурс времени.

История становления тайм-менеджмента в России.

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако Отечественная школа научной организации труда и организации личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап: 20-е годы ХХ века – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А.К.Гастева(Центральный Институт Труда)и П.М.Керженцева(Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

«Вторая волна» отечественного тайм-менеджмента началась с выходом в начале 70-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней повествуется о биологе А.А.Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу.

· хронометраж как основа управления своим временем;

· бюджетирование расходов времени;

Основная идея «любищевского» подхода:

эффективное мышление — основа личной эффективности;

хронометраж – инструмент выработки этого мышления.

Личная эффективность — не просто набор разрозненных техник и приемов; Осознанное управление временем как метод мышления позволяет достичь лучших результатов.

Третий этап.В январе 2001 года, на сайте «Организация времени» www.improvement.ru зародилось первое он-лайновое тайм-менеджерское сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного тайм-менеджмента. Это уникальное явление в России и в мире в целом. На сегодняшний день оно объединяет:

· последователей любищевских традиций;

· IT-консультантов, благодаря которым стало возможным объединить классические подходы к личной эффективности и современные технологии анализа и моделирования бизнес-систем;

· Предпринимателей, менеджеров, управленческих консультантов.

На сегодняшний день тайм-менеджерское сообщество – основной генератор современных идей и технологий повышения личной эффективности.

Система тайм-менеджмента.

Термин «управление временем» достаточно условен.

Современный тайм-менеджмент – это не просто набор приемов из области «как успевать укладываться в сроки». Это – комплексная система управления собой и своей деятельностью. Ее можно представить в виде лестницы:

Основные элементы этой системы:

· Эффективность (сюда же можно добавить тему успеха). Например, как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальное время.

· Технологии, позволяющие принимать более сильные решения. Технологии повышения личной эффективности.

· Стратегия — ответ на вопрос «Куда ехать?». Определение направления развития.

· Философия. В контексте тайм-менеджмента – это ответ на вопрос: «Зачем?». Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности?

Основные выводы:

1.Основная задача тайм-менеджмента – помочь нам управлять своими планами, задачами, делами, а в целом всей своей жизнью, выработать чувство времени и эффективности.

2.История отечественного тайм-менеджмента состоит из трех основных этапов, каждый из которых имеет свои особенности.

3.Система тайм-менеджмента состоит из четырех основных элементов: эффективность, технология, стратегия, философия.

Контрольные вопросы:

1.Какими основными характеристиками обладает время как ресурс?

2.Дайте определение тайм-менеджмента.

3.Охарактеризуйте три этапа становления и развития тайм-менеджмента в России.

4.Почему мы можем говорить о тайм-менеджменте как о системе?

5.В чем состоит основная задача тайм-менеджмента?

Дата добавления: 2015-01-01 ; просмотров: 135 ; Нарушение авторских прав

Тайм-менеджмент как комплексная система управления временем

Понятие и сущность тайм-менеджмента

Время — один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях современной экономики, не только предприятию, фирме, организации, но и каждому конкретному человеку. Время — невозобновимый и ограниченный ресурс. Именно поэтому на современном этапе эффективное управление временем как ресурсом является одной из главных задач тайм-менеджмента — технологии, позволяющей невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями [25, с. 5].

Тайм-менеджмент — это технология грамотного распределения временных ресурсов и увеличения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор методик и способов, ориентированных на уменьшение временных расходов на выполнение каких-то дел без потери качества [19, с. 49].

По суждению Лотара Й.Зайверта, тайм-менеджмент — это управление собой и интенсивное формирование своего образа жизни [10, с. 25].

Г.А.Архангельский в наиболее общем значении тайм-менеджмент представляет, как «технологию организации времени и повышения эффективности его использования» [3, с. 15].

Впрочем, сообразно принципу Парето, только 20 % всех дел приводят к 80 % необходимого результата. Следовательно, использование времени сотрудников следует рационализировать так, чтобы направить главные старания именно на те 20 % мероприятий, которые дадут 80 % прироста результативности организации [18, с. 207].

Читать еще:  Где учиться на менеджера по продажам

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения действенности его использования. Таким образом, тайм-менеджмент понимается как действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность [26, с. 24].

Ключевой целью тайм-менеджмента считается расстановка приоритетов между стоящими перед человеком задач и выполнение в первую очередь более весомых из них. Естественно, составить перечень дел нетрудно, но вот расставить приоритеты, тем более с первого раза, — труднее. Впрочем, уже давным-давно «изобретены» следующие две методики, которые базируются на известном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, следует ориентировать основные силы на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, так как именно они относятся к разряду наиболее значимых [23, с. 26].

Первой методикой считается «ABC-анализ», согласно которой: А-задачи — это наиболее значимые, при том, что на их реализацию потребуется не более 10% времени. Весомость А-задач сложно переоценить, потому что именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%! В-задачи — это задачи средней значимости, на них приходится приблизительно 20% требуемого на выполнение времени и 20% — по значительности, а вот С-задачи требуют более 70% времени, в то время как польза от них в совокупности не более 10%.

Другая методика — это сочетание характеристик «важность и срочность». Просмотрев перечень дел, следует изучить их сравнительную важность и срочность. Впоследствии все дела следует распределить следующим способом: А — важные и срочные; В — важные и несрочные; С — неважные и срочные; D — неважные и несрочные. Подобная последовательность поневоле вынудит задуматься. Вначале конечно расставлять приоритеты и распределять дела достаточно трудно, однако позже это будет сделать много проще, а затраченные старания окупятся.

Проблема времени чрезвычайно важна и многоаспектна, поскольку ни одна сфера жизнедеятельности людей не существует за пределами временного фактора, вне распределения во времени, планирования и структурирования актуальных целей и намерений, мотивов и поступков, задач и операций. Именно поэтому, на современном этапе, эффективное управление временем как ресурсом является главной задачей тайм-менеджмента [4, с. 190].

Внедрение тайм-менеджмента в организации может быть обусловлена следующими причинами [1, с. 31]:

  • 1. Возрастающие темпы перемен в экономической среде настоятельно требуют передачи работникам компаний больших возможностей, своевременного принятия ими независимых решений и самостоятельной организации и планирования собственной деятельности.
  • 2. Растет удельный вес нематериальных активов в стоимости компании; результативность деятельности топ-менеджеров и специалистов становится ключевым фактором конкурентоспособности организации.
  • 3. Для организаций становятся нормой постоянные изменения деятельности — разработка новых товаров, выход на новые рынки, введение новых инструментов и систем управления. В соответствии с этим, для профессионалов нормой становится, постоянное повышение числа и объема разрешаемых задач, систематически искать резервы времени для воплощения планов, позволяющих организации беспрерывно совершенствоваться.

К элементам тайм-менеджмента относят: анализ использования времени, постановка целей, планирование времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. В свою очередь, правильно поставленная цель задает критерии для идентификации, дает возможность обоснованно ответить на вопрос о достижении цели и возможность своевременно и оперативно перейти к последующей намеченной цели, сберегая от непродуктивного расхода собственный временной ресурс [31, с. 3].

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Так, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), социальный тайм-менеджмент (табл. 1) [11, с. 15].

Итак, индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Он содержит список способов и методик, с помощью которых работник имеет возможность организовать свою деятельность (к примеру, принцип чистого стола). Вмешательство со стороны руководства следует проводить лишь в те области деятельности работников, которые являются основными для непрерывной, эффективной работы компании.

Ролевой тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Отмечается, что профессиональный тайм-менеджмент — на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ. Социальный тайм-менеджмент рассматривает межличностные отношения или совместное управление временем нескольких людей. Пример этого — корпоративный тайм-менеджмент — когда регулируются взаимоотношений по вертикали, при этом связь происходит двухсторонняя: как от руководителя к работнику, так и наоборот [23, с. 172].

Элемент управления временем

Субъект (кто управляет)

Консультант по тайм-менеджменту

Консультант по тайм-менеджменту

Объект (кем управляют)

Группа людей (компания)

Оптимизировать достижение индивидуальных жизненных целей

Оптимизировать процесс и результат выполнения социально-ролевых (профессиональных) функций

Оптимизировать процесс и результат выполнения функций группового взаимодействия, включая взаимоотношения (внутри коллектива)

Предмет (чем управляют)

Личностные знания, способности, умения

Ролевые (профессио-нальные) знания и навыки, стратегии поведения

Нормы, правила, стандарты, алгоритмы, способы деятельности и коммуникации

Мотивация (почему, ради чего)

Внутренняя: интерес, желание стать лучше

Частично внутренняя (желание повысить компетентность в данной роли), частично внешняя (трудности в ее исполнении)

Внешняя: медленное и неэффективное взаимодействие, сложности с управлением группой

Существует различные технологии тайм-менеджмента, которые помогают справиться с выявленными фактами потери времени, однако, современный тайм-менеджмент — это не только совокупность методов и отдельных техник и технологий, а комплексная система управления собой и своей деятельностью. Так, С. Кови выделяет четыре уровня управлением временем [14, с. 76]:

  • — 1 уровень — это записки и памятки, с целью упорядочить и систематизировать, все что требует расходов сил и время. Однако использования данной технологии не способствует развитию ресурсов человека и их эффективного использования;
  • — 2 уровень характеризует использование календарей и ежедневников, что отражает попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее. Люди, использующие данную технологию отличаются большим самоконтролем, им удается все делать своевременно, т.к. их дела не соотносятся с их ценностями и целями;
  • — 3 уровень — современная ситуация в управлении временем, когда происходит расстановка приоритетов, сосредоточение на постановке конкретных целей, ежедневное планирование. Люди, находящиеся на этом уровне ясно устанавливают цели, планируют каждый день и определяют приоритеты. Данный уровень более всего соответствует современному подходу управления временем;
  • — 4 уровень фокусирует наши ожидания на сохранении и развитии отношений и на достижении результата, а не на самом действии и времени. Суть четвертого уровня управления временем заключается в идее, что мы расходуем время одним из четырех способов: срочное (то, что требует немедленного внимания) — не срочное; важное (те дела, которые способствуют реализации вашей миссии, ценностям и целям) — не важное. Таким образом, данный уровень базируется на принципах внутренней результативности и успешности работника, который создает время в аспекте значимости и эффективности.

Стандартизация бизнес-процессов, автоматизирование труда и присутствие нормативов исполнения обозначенных операций, причем не только лишь производственных подразделениях, но и также в офисах, и инструменты организации времени в основной массе передовых компаний, являются базой трудовой деятельности.

Читать еще:  Продукт менеджера по продажам

Внедрение технологий тайм-менеджмента предполагают два ключевых направления: личный тайм-менеджмент и корпоративный [20, с. 22]:

  • — личный тайм-менеджмент — подразумевает организацию времени определенного человека и может включать тайм-менеджмент, как на работе, так и в быту, либо тайм-менеджмент для женщины, либо для детей и т. д.;
  • — корпоративный тайм-менеджмент — используется в компаниях (корпорациях) и предназначен для организации времени их сотрудников.

Корпоративный тайм-менеджмент — это комплекс технологий «встраивания» методов, способов и методик тайм-менеджмента в систему управления компанией. Сегодня любой руководитель обязан стремиться организовывать собственное время и время персонала компании таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с минимальными затратами и приложенными стараниями достигнуть установленных целей.

Ключевая задача корпоративного тайм-менеджмента — внедрение в компании системы организации и управления рабочим временем всех сотрудников, для оптимизации и увеличения эффективности его использования [18, с. 209].

Методика корпоративного тайм-менеджмента представляет собой комплекс последовательно применяемых способов, техник и технологий организации деятельности компании, прямо или косвенно влияющих на уменьшение непродуктивных расходов рабочего времени.

При встраивании тайм-менеджмента в систему управления компанией следует помнить, что идеальных технологий тайм-менеджмента не бывает, следовательно, залог успешного управления временем — это грамотное сочетание всевозможных технологий и способов тайм-менеджмента.

Комплекс методов корпоративного тайм-менеджмента наглядно представлен на рис. 1 [17, с. 15].

Рисунок 1 Совокупность методов корпоративного тайм-менеджмента

При этом, следует отметить, что введение технологий по организации времени требует не только лишь определить систему учета трудового времени, научить персонал и руководство, а также внедрить новые информационные технологии, сделав такой подход отправной точкой всех производственных операций. Использование в процессе тайм-менеджмента информационных технологий и программ, облегчают учет и анализ расходов времени, гибкое кратко- и долгосрочное планирование, управление как входящей, так и исходящей информации.

Тайм-менеджмент

Содержание

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

В психологии различают два вида тайм-менеджмента – простой и системный. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет говорить о тайм-менеджменте как о жизненной философии. Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методик, которые помогают постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.

Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:
— умение работать с целями;
— распределение приоритетов;
— знание инструментов планирования;
— наработка привычек.

Обращаясь к целеполаганию, следует понять, что цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью.

Умение расставить приоритеты — основная часть тайм-менеджмента, т.к. если каждое дело или работу считать неотложными и наиболее важными, то эффективно спланировать время не удастся.

Ассортимент инструментов планирования достаточно широк и разнообразен, главное – выбрать из них наиболее удобный. Это могут быть записи в ежедневнике или календаре, специально составленный план дел на определенный период времени, который должен постоянно корректироваться, пополняться новыми задачами.

Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено. Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

Выполнение планов, основанное на принципах тайм-менеджмента происходит в четыре этапа:

  1. Постановка целей. Определение и формирование целей.
  2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.
  3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.
  4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Использование принципов тайм-менеджмента имеет следующие безусловные плюсы:
— возможность способа планирования рабочего времени и контроль над результатами;
— возможность сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач.

Некоторой сложностью в применении метода является то, что не все умеют объективно оценивать свою деятельность и переадресовывать часть дела коллегам или подчиненным.

Наиболее важные моменты в практическом применении тайм-менеджмента выделил консультант по тайм-менеджмент компании British Gas Джерард Харгривес:

Составьте план рабочего дня, который поможет разумно распределить время и выделить первоочередные задачи.

Определите часы, когда легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время.

Отложите все дела, которые могут отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты.

Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших.

Наиболее важными делами занимайтесь по утрам, т.к. это самое продуктивное время суток.

Деловые встречи лучше всего проводить днем.

Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации.

Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.

Это заготовка эницклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Читать еще:  Где учиться на ивент менеджера

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

  • быстрее и чаще достигает поставленных целей;
  • сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
  • способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
  • меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
  • имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
  • имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
  • больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
  • более результативен в работе;
  • в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

  • анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
  • стратегическое планирование;
  • формулировка целей;
  • тактическое и оперативное планирование;
  • достижение цели;
  • контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

  • целеполагание, освоение техники постановки целей;
  • умение распределять приоритеты;
  • умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
  • выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

  • Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
  • Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
  • Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

  • нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
  • при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
  • нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
  • нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
  • планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

  • наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
  • задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
  • менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

  • Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
  • Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
  • Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector